Politika zasebnosti

1Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov, ki jih opisuje ta politika, je:

Firma

AdFin d.o.o.

Sedež

Bleiweisova cesta 30, 4000 Kranj

Matična številka

7520085000

ID za DDV

SI85559466

Elektronska pošta

info@adfin.si

Telefon

04 292 84 00

Za vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov nam pišite na info@adfin.si z zadevo »Varstvo podatkov« ali po pošti na zgornji naslov.

2Načela

Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679, v nadaljevanju GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Zbiramo samo podatke, ki jih potrebujemo za jasno določen namen. Hranimo jih le toliko časa, kolikor je potrebno. Ne prodajamo jih in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihovo trženje.

3Spletna stran adfin.si

Brez piškotkov in sledenja

Spletna stran ne uporablja piškotkov, analitičnih orodij, vtičnikov družbenih omrežij ali drugih sledilnih tehnologij in ne nalaga virov s strežnikov tretjih oseb. Pisave in slike so shranjene na našem strežniku. Zato vam ob obisku ne prikazujemo obvestila o piškotkih — ni ničesar, v kar bi morali privoliti.

Strežniški dnevniki

Strežnik, ki gosti spletno stran, ob vsakem dostopu samodejno zabeleži IP-naslov, datum in čas dostopa, zahtevano stran, statusno kodo, količino prenesenih podatkov ter vrsto brskalnika in operacijskega sistema. Te podatke uporabljamo izključno za zagotavljanje delovanja in varnosti spletne strani (odkrivanje napadov, odpravljanje napak).

Pravna podlaga je naš zakoniti interes za varno delovanje spletne strani (čl. 6(1)(f) GDPR). Dnevnike hranimo največ 30 dni, nato se samodejno izbrišejo. Dlje jih hranimo le, če so potrebni za preiskavo varnostnega dogodka.

4Ko nas kontaktirate

Če nam pišete po elektronski pošti, nas pokličete ali se z nami dogovorite za uvodni sestanek, obdelujemo podatke, ki nam jih posredujete: ime in priimek, podjetje in funkcijo, elektronski naslov, telefonsko številko ter vsebino sporočila.

Namen: odgovor na vaše povpraševanje, priprava ponudbe in izvedba sestanka.

Pravna podlaga: izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe na vašo zahtevo (čl. 6(1)(b) GDPR) oziroma naš zakoniti interes, da odgovorimo na poslovno komunikacijo (čl. 6(1)(f) GDPR).

Hramba: če pogodba ni sklenjena, podatke izbrišemo najpozneje 12 mesecev po zadnjem stiku. Če je sklenjena, veljajo roki iz 5. točke.

5Stranke in poslovni partnerji

Pri strankah (upnikih), dobaviteljih in drugih poslovnih partnerjih obdelujemo podatke kontaktnih oseb in zakonitih zastopnikov: ime in priimek, funkcijo, službene kontaktne podatke, podatke o pooblastilih ter komunikacijo v zvezi s pogodbo.

Namen: sklenitev in izvajanje pogodbe, obračun in plačila, izpolnjevanje zakonskih obveznosti (računovodstvo, davki) ter uveljavljanje in obramba pravnih zahtevkov.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b) GDPR), zakonske obveznosti po ZGD-1, ZDDV-1 in ZDavP-2 (čl. 6(1)(c) GDPR) in naš zakoniti interes za urejeno poslovanje (čl. 6(1)(f) GDPR).

Hramba: pogodbeno dokumentacijo hranimo ves čas trajanja pogodbe in še pet let po njenem prenehanju (splošni zastaralni rok po Obligacijskem zakoniku). Računovodske listine hranimo deset let po koncu poslovnega leta, na katero se nanašajo (ZDDV-1, ZGD-1).

6Uporabniki platforme AdFin Ordo

Zaposleni in pooblaščene osebe strank, ki dostopajo do naše platforme AdFin Ordo, imajo uporabniški račun. Obdelujemo ime in priimek, službeni elektronski naslov, vlogo v sistemu ter dnevnik prijav in dejanj (kdo je kdaj kaj naredil).

Dnevnik vodimo zaradi sledljivosti pri obdelavi podatkov dolžnikov. To je naša pogodbena obveznost do upnika in zahteva glede varnosti obdelave po čl. 32 GDPR.

Pravna podlaga: izvajanje pogodbe s stranko (čl. 6(1)(b) GDPR), zagotavljanje varnosti obdelave (čl. 6(1)(c) in (f) GDPR).

Hramba: uporabniški račun izbrišemo ob prenehanju pogodbe ali na zahtevo stranke. Dnevnike dostopov hranimo še pet let po tem, da lahko dokažemo skladnost obdelave.

7Dolžniki

Osebne podatke dolžnikov obdelujemo v imenu in za račun upnika, na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov in po njegovih pisnih navodilih (čl. 28 GDPR). Upnik je upravljavec teh podatkov.

Vse informacije za dolžnike in druge posameznike, katerih podatki so del spisa izterjave — vir podatkov, nameni, prejemniki, roki hrambe in pravice —, so zbrane v dokumentu Informacije za posameznike (GDPR čl. 13 in 14).

8Komu podatke posredujemo

Podatkov ne prodajamo. Posredujemo jih samo:

• obdelovalcem, ki delajo po naših navodilih in s katerimi imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi: ponudniku gostovanja in vzdrževanja informacijskega sistema, ponudniku storitev elektronske pošte in računovodskemu servisu;
• zunanji odvetniški pisarni, s katero tesno sodelujemo, kadar je to potrebno za sodno izterjavo ali za varstvo naših pravic;
• bankam za izvedbo plačil;
• državnim organom, kadar to zahteva zakon (npr. Finančni upravi, sodiščem, Informacijskemu pooblaščencu).

Naši obdelovalci podatke obdelujejo v Evropski uniji oziroma Evropskem gospodarskem prostoru. Podatkov ne prenašamo v tretje države.

9Varnost

Podatke varujemo z organizacijskimi in tehničnimi ukrepi, sorazmernimi tveganju: šifriran prenos (TLS), nadzor dostopa po vlogah, evidentiranje vsakega dostopa in ukrepa, redne varnostne kopije ter zavezanost zaposlenih k varovanju zaupnosti. Dostop do podatkov imajo samo osebe, ki ga potrebujejo za svoje delo.

10Vaše pravice

V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate pravico:

• do dostopa do podatkov in informacij o njihovi obdelavi (čl. 15 GDPR),
• do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov (čl. 16),
• do izbrisa, kadar za hrambo ni več pravne podlage (čl. 17),
• do omejitve obdelave (čl. 18),
• do prenosljivosti podatkov, kadar obdelava temelji na pogodbi in poteka avtomatizirano (čl. 20),
• do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu (čl. 21).

Zahtevo pošljite na info@adfin.si ali po pošti na naš naslov. Odgovorimo najpozneje v enem mesecu. Pri zapletenih ali številnih zahtevah lahko rok podaljšamo za največ dva meseca; o tem vas obvestimo. Zaradi varnosti lahko zahtevamo, da izkažete svojo identiteto.

Če menite, da vaše podatke obdelujemo v nasprotju s predpisi, se lahko pritožite pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si.

11Avtomatizirano odločanje

Na spletni strani in v poslovni komunikaciji ne izvajamo avtomatiziranega odločanja ali profiliranja v smislu čl. 22 GDPR.

12Spremembe

Politiko posodobimo, kadar se spremenijo naša dejavnost, obdelava ali predpisi. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani, z datumom začetka veljavnosti.